Saber quando trocar de ERP é extremamente importante dentro da administração empresarial, e é, inclusive, uma dúvida que tem se mostrado constante para os empresários nos mais diversos segmentos possíveis. E é preciso lembrar, antes de mais nada, que o valor investido em um software de gestão é alto o suficiente para que essa avaliação da troca não seja postergada ou ignorada.
Levando em consideração que um ERP pode gerar ganhos absurdos às empresas através de diversos fatores como controle e economias variadas, manter-se trabalhando com uma ferramenta inadequada, mesmo que com um custo um pouco mais baixo, de certa forma, causa a perda de dinheiro do negócio.
Por isso, decidimos fazer um artigo que visa esclarecer aos empresários e gestores, o momento certo para realizar a troca do seu ERP e aumentar o faturamento do seu negócio.
Os principais motivos para trocar de ERP
Depois de muito pesquisar entre os usuários de Softwares de Gestão (ERP) diversos, chegamos aos principais motivos que levam as empresas a abandonarem seus sistemas e optarem por novos modelos de ERP. Veja a seguir estes motivos.
Custo benefício
Logo de cara, falaremos não sobre o dinheiro despendido em um ERP em si, mas o dinheiro gasto em relação ao retorno oferecido pela ferramenta…o chamado custo benefício.
Muitas vezes, as empresas optam por grandes e complexos sistemas julgando ser a melhor opção para o seu negócio, entretanto, essa visão merece um olhar mais atento e aproximado.
O ERP é um sistema que, em geral, conta com diversos módulos diferentes como Compras, Estoque, CRM, Produção, Fiscal e Contábil, Financeiro, Faturamento e Comercial, e é exatamente isso que pode encarecer o software.
Aí entra um cenário chave: algumas empresas sequer utilizam todos os módulos, e por esse motivo, muitas vezes, pagar mais caro não significa, necessariamente, ter o melhor para sua empresa.
Recomendação: Nem sempre o mais caro é o melhor! Opte por um fornecedor que ofereça a possibilidade de contratar apenas os módulos que são úteis ao seu modelo de negócio.
Mudanças
Outro ponto que pode ser ligado ao dinheiro despendido com o ERP diz respeito às alterações que se fazem necessárias no decorrer de um processo, isso porque muitos fornecedores de ERP cobram por cada alteração, mais uma vez encarecendo o sistema.
O que os empresários podem se esquecer no momento de fechar um contrato com um fornecedor de ERP é que muitas coisas podem mudar durante o passar do tempo de parceria entre o fornecedor e a empresa contratante.
Apenas para citar alguns exemplos, nos últimos tempos houveram algumas mudanças relacionadas ao ICMS, Nota Fiscal Eletrônica, Bloco K e outras mais. O importante nesta informação é ressaltar que todas essas alterações são obrigatórias, portanto, o sistema ERP precisa ser ajustado de maneira a atender essas novas regras.
Isso sem falar que a empresa pode sentir a necessidade de algumas alterações em seus processos com o tempo e, mais uma vez, o sistema de gestão precisa acompanhar os novos processos sem gerar nenhum tipo de dor de cabeça aos usuários.
Recomendação: escolha fornecedores que ofereçam soluções adaptáveis às alterações necessárias. Além disso, dê preferência aquelas que não cobram por atualização, sejam elas por escolha da empresa ou por obrigatoriedade.
Linguagem
A linguagem é um ponto crucial na decisão de trocar de ERP. Primeiro, vamos entender o que isso significa.
Uma empresa, em sua operação, tende a usar diversas ferramentas de maneira a atender a demanda de setores diferentes, entretanto, em algum, momento do processo, essas ferramentas precisam conversar entre si. Caso a linguagem das ferramentas não seja a mesma, se torna necessária a intervenção manual, o que, dependendo da complexidade das operações, pode ser uma ação arriscada.
Podemos citar, como exemplo, a emissão de Nota Fiscal Eletrônica: caso a empresa tenha um ERP que não possua a emissão nativa de Nota Fiscal, será preciso contratar uma outra ferramenta que o faça. Caso esse emissor não possua a mesma linguagem do ERP, as notas devem ser lançadas a mão e uma a uma.
Recomendação: Infelizmente, na maioria das vezes, as dificuldades de linguagem só são percebidas com o uso contínuo do ERP, por isso, ao notar os primeiros problemas do tipo, busque novos fornecedores que sejam mais aderentes às ferramentas escolhidas pela sua empresa. Além disso, vale considerar o cancelamento de ferramentas onde suas funções podem ser supridas pelo ERP, como o emissor de Nota Fiscal, por exemplo.
Aderência ideal
Quando falamos em aderência falamos em um cenário um tanto quanto simples: não é a sua empresa que precisa se adaptar ao ERP, é o sistema que precisa ter os processos adaptados à sua empresa.
A partir daí, se a sua empresa está passando por mudanças, inclusive aquelas causadas pelo crescimento, e isso tem gerado problemas com o seu ERP, está na hora de contar com um sistema que se adeque melhor ao seu novo cenário.
Recomendação: Antes de fechar com o novo fornecedor, verifique quão aderente ele é aos novos processos que se mostraram necessários na parceria anterior, sem se esquecer do que já funcionava.
Visão
Talvez, esse seja um dos motivos mais difíceis de ser compreendido e visualizado no momento do fechamento de qualquer tipo de parceria. Quando falamos em visão, falamos em futuro…em imaginar o cenário futuro, especialmente, da parceria.
É muito importante que as empresas consigam visualizar no fornecedor do seu ERP uma ideia de crescimento parecida com a sua. Esse tipo de afinidade tende a facilitar a relação entre as partes, os tornando, inclusive, parceiros.
Recomendação: Antes de fechar uma parceria com uma empresa de ERP, procure conhecer mais que suas funcionalidades e soluções…conheça sua visão estratégica. Procure saber onde a empresa pretende chegar e de que maneira.
